Durch das Abonnement-Konzept des Theaters, werden bestimmte Produktionen im Großen Haus als Abovorstellung gespielt. Das bedeutet, dass bei diesen Vorstellungen der Wochentag langfristig im Voraus feststeht, da die Aboringe nach Wochentagen vergeben werden. Zusätzlich ist bei diesen Vorstellungen eine bestimmte Anzahl an Sitzplätzen an die Abonnenten vergeben und nur ein Teil der Plätze werden im freien Verkauf angeboten. Es können jedoch weitere Vorstellungen für eine Produktion angesetzt werden. Durch diese sogenannten Freiverkaufsveranstaltungen bekommen weitere Besucher:innen die Möglichkeit, sich die Produktion anzuschauen. Darüber hinaus gibt es Produktionen, die ausschließlich im Freiverkauf angeboten werden. Für Freiverkaufsvorstellungen gilt es eine Reihe von Faktoren zu prüfen, um eine hohe Auslastung der Vorstellungen zu erzielen
Definition von Zielen
- Welches Ziel wird mit der Freiverkaufsvorstellung verfolgt?
- Wie viele Freiverkaufsvorstellungen sollen/müssen angeboten werden?
Zunächst muss klar definiert werden, welches Ziel mit der Ansetzung einer zusätzlichen Freiverkaufsveranstaltung verfolgt wird. Auch wenn weiteren Besucher:innen der Zugang zu bestimmten Produktionen gegeben werden soll, sollte eine gewisse Auslastung erreicht werden, um den Aufwand zu rechtfertigen und die übergeordneten Ziele des Theaters zu erreichen. So kann eine Zielformulierung beispielsweise lauten:
Unsere Auslastung bei einer Freiverkaufsveranstaltung sollte mindestens 70% betragen.
Einflussfaktoren
- Welche Faktoren müssen bei der Wahl des Freiverkaufstermins berücksichtigt werden?
- Wie war die Auslastung der vorherigen Vorstellungstermine?
- Wann soll die Vorstellung stattfinden (Wochentag, Uhrzeit)?
Harte Fakten, wie die Auslastung und der Umsatz einer Produktion, lassen sich schnell und einfach ermitteln, indem vergangenheitsbasierte Buchungsdaten des Kassensystems ausgewertet werden.
Die Auswertung weicher Fakten ist wesentlich schwieriger, da hierfür häufig zusätzliche Daten erhoben werden müssen. Um eine fundierte Prognose für die Auslastung einer Vorstellung treffen zu können, sind diese Faktoren dennoch enorm wichtig. Im Rahmen von TheaterLytics werden folgende weiche Faktoren ermittelt und zur Entscheidungsfindung herangezogen:
- Auswertung von Presseberichten
- Einschätzungen durch die Beschäftigten an der Kasse
- Einschätzungen durch die Beschäftigten im Service
Um eine einheitliche Bewertungsgrundlage für diese Feedbackdaten zu schaffen, wurden hier drei bis vier geschlossene Leitfragen für jeden der drei oben genannten Bereiche entwickelt, die mit ja, nein oder neutral beantwortet werden. Aus dieser regelmäßig erhobenen Beantwortung wird ein Score berechnet. Beispielsweise beantworten die Mitarbeiter:innen der Öffentlichkeitsarbeit folgende Fragen, um die Presse der fraglichen Produktion zu bewerten:
- Sind Artikel in einer Zeitung mit großer Auflage erschienen?
- Gibt es mehrere Veröffentlichungen zu dem Stück (Pressemitteilungen, Kritiken)?
- Gibt es günstig platzierte Artikel mit großem Bild?
- Ist die grundsätzliche Ausrichtung der Artikel positiv?
Technische Unterstützung
Die vergangenheitsbasierten Daten des Ticketsystems und die internen Feedbackdaten werden in einem Dashboard zusammengefasst. Hier werden die verschiedenen Ebenen transparent und übersichtlich dargestellt und können so die Entscheidungsfindung unterstützen. Zusätzlich lassen sich zwei verschiedene Produktionen miteinander vergleichen. Dies hilft dem Theater dabei, die Auslastung von Produktionen besser einzuschätzen, auch wenn noch keine oder erst wenige Vorstellungen einer Produktion stattgefunden haben. In diesen Fällen bietet es sich an, Produktionen des gleichen Genres auszuwählen (z. B. zwei Klassiker) und diese in einer direkten Gegenüberstellung miteinander zu vergleichen.
Unterstützung bei der Entscheidungsfindung durch eine transparente und übersichtliche Darstellung der verschiedenen Faktoren.